Młodszy Specjalista/ Specjalistka ds. administracyjnych
Główna Biblioteka Lekarska im. Stanisława Konopki w Warszawie
poszukuje osób kandydujących na stanowisko Młodszy Specjalista/ Specjalistka ds. administracyjnych
Opis stanowiska
Poszukujemy osoby odpowiedzialnej za obsługę obiegu dokumentów oraz wsparcie procesów administracyjnych w instytucji. Do głównych zadań należeć będzie prowadzenie spraw kancelaryjnych, obsługa korespondencji oraz praca w systemach klasy EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją), zapewniająca sprawny i zgodny z obowiązującymi procedurami przepływ informacji.
Zakres obowiązków
- Prowadzenie spraw kancelaryjno-administracyjnych oraz zapewnienie sprawnej i bieżącej obsługi biura.
- Przyjmowanie, rejestrowanie i wysyłanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej.
- Rejestrowanie i dekretowanie pism w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD).
- Zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentów oraz monitorowanie terminowości ich przekazywania.
- Przekazywanie korespondencji i dokumentacji do właściwych komórek organizacyjnych.
- Prowadzenie, porządkowanie i archiwizowanie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz instrukcją kancelaryjną GBL.
- Organizowanie i koordynowanie bieżącej pracy biura.
- Obsługa kontaktów telefonicznych i mailowych z interesantami, instytucjami oraz innymi podmiotami zewnętrznymi.
- Monitorowanie dokumentów przekazanych do poszczególnych komórek organizacyjnych, w zakresie niezbędnym do zapewnienia prawidłowego obiegu korespondencji.
- Prowadzenie wymaganych rejestrów i ewidencji kancelaryjnych.
- Przygotowywanie dokumentacji zakończonych spraw do archiwum, zgodnie z obowiązującymi regulacjami wewnętrznymi
- Sporządzanie, redagowanie i przygotowywanie projektów pism urzędowych, zgodnie z obowiązującymi zasadami korespondencji urzędowej.
- Udzielanie informacji oraz kierowanie zapytań do właściwych osób i komórek organizacyjnych.
- Przygotowywanie pism, zestawień i innych dokumentów na potrzeby bieżącej działalności biura.
- Realizacja bieżących zadań administracyjnych oraz innych czynności zleconych przez przełożonego.
- Przestrzeganie zasad poufności, ochrony danych osobowych oraz bezpieczeństwa informacji.
Wymagania
- wykształcenie wyższe (preferowane administracyjne lub pokrewne),
- znajomość zasad obiegu dokumentów i pracy kancelaryjnej,
- dobra organizacja pracy własnej i samodzielność,
- komunikatywność i wysoka kultura osobista,
- dobra znajomość pakietu MS Office,
Mile widziane
- doświadczenie w pracy z systemami EZD,
- doświadczenie w pracy administracyjnej,
- znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym
Wymagane dokumenty – CV
Z góry dziękujemy za przesłane aplikacje. Zastrzegamy sobie prawo do skontaktowania się z wybranymi kandydatami.
Pracodawca zapewnia równe traktowanie wszystkich kandydatów i kandydatki w procesie rekrutacji.
CV wraz z oświadczeniem kandydata/kandydatki o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych prosimy przesyłać na adres:
Główna Biblioteka Lekarska
rekrutacja@gbl.waw.pl z dopiskiem Młodszy Specjalista/Specjalistka ds. administracyjnych do dnia 25.09.2026
Prosimy, aby w treści dokumentów rekrutacyjnych umieścili Państwo poniższą zgodę:
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Główną Bibliotekę Lekarską im. S. Konopki w Warszawie dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (Dz. Ustaw z 2018, poz. 1000) oraz zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO))
KLAUZULA INFORMACYJNA O PRZETWARZANIU DANYCH W REKRUTACJI
- Administratorem danych osobowych przetwarzanych w Głównej Bibliotece Lekarskiej (dalej GBL) w Warszawie w procesie rekrutacji jest Dyrektor GBL w Warszawie, ul. Chocimska 22, 00-791 Warszawa, tel. 22-849-78-51 do 53, e-mail: sekretariat@gbl.waw.pl
- Administrator danych powołał Inspektora Ochrony Danych nadzorującego prawidłowość przetwarzania danych osobowych, z którym można skontaktować się za pośrednictwem adresu e-mail: m.szuchnik-kaminska@gbl.waw.pl
- Dane osobowe kandydatów do pracy w GBL będą przetwarzane w celu przeprowadzenia rekrutacji kandydatów do pracy w GBL w Warszawie – wyboru osób do zatrudnienia na wolnych stanowiskach lub zawarcia umowy o praktykę.
- Administrator Danych nie planuje dalej przetwarzać danych osobowych kandydatów do pracy w celu innym niż cel, w którym dane osobowe zostały zebrane, chyba, że kandydat na stanowisko pracy wyrazi na to zgodę, wtedy dane te będą przetwarzane do celów dalszej rekrutacji nie dłużej niż przez 1 rok. Wyrażenie zgody jest dobrowolne.
- Kandydaci w procesie rekrutacji mają prawo do cofnięcia zgody, o której mowa w pkt.4, w każdym momencie poprzez zawiadomienie pracodawcy. Cofnięcie zgody nie będzie wpływać na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
- Podstawą przetwarzania danych osobowych w trakcie rekrutacji na stanowiska w GBL w Warszawie jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO w związku z art. 22.1§1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. 2019, poz.10.40, t.j.)
- Podanie danych przez kandydatów w procesie rekrutacji jest konieczne do realizacji celów, do jakich zostały zebrane, a nie podanie danych spowoduje brak możliwości rozpatrzenia oferty kandydata złożonej w procesie rekrutacji.
- Dane nie będą udostępniane podmiotom zewnętrznym, z wyjątkiem przypadków przewidzianych przepisami prawa.
- Dane kandydatów do pracy w GBL w Warszawie przechowywane będą przez okres niezbędny do realizacji wyżej określonych celów, tj. do momentu zakończenia rekrutacji, a następnie po zakończeniu rekrutacji odnośnie osób zakwalifikowanych na listę rezerwową, które wyraziły zgodę na przetwarzanie ich danych do celów przyszłej rekrutacji, a następnie niezwłocznie usunięte.
- Kandydaci do pracy w GBL w Warszawie posiadają prawo żądania od Administratora Danych dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania oraz usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie;
- Kandydaci do pracy w GBL w Warszawie mają prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Więcej informacji odnośnie dochodzenia praw w związku z przetwarzaniem danych osobowych znajduje się na stronie https://www.gbl.waw.pl/
- Dane osobowe kandydatów do pracy w GBL w Warszawie nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą poddawane profilowaniu.
Jednocześnie informujemy, że dokumenty aplikacyjne złożone poza ogłoszonymi procesami rekrutacji będą niezwłocznie niszczone, a dane osobowe w nich zawarte nie będą przetwarzane. Administrator zastrzega jednak, że przesłanie do GBL w Warszawie CV poza ogłoszonymi procesami rekrutacji może w niektórych przypadkach zostać potraktowane jako Państwa zgoda na przetwarzanie danych osobowych – świadome i jednoznaczne okazanie woli w formie wyraźnego działania potwierdzającego. Wyrażenie zgody jest dobrowolne, a zgodę tak wyrażoną podmiot danych może wycofać w każdym momencie.
Oświadczam, ze wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych podanych dla celów rekrutacji z zgodnie z ogłoszeniem publikowanymi przez GBL w Warszawie, także po jej zakończeniu – w celu prowadzenia dalszej rekrutacji (umieszczenia moich danych na liście rezerwowej), jednak nie dłużej niż przez 1 rok od dnia ogłoszenia wyników niniejszej rekrutacji.
Zapoznałem się z prawem do cofnięcia tej zgody w każdym momencie.
Data……………………………………
Podpis…………………………………………………………………