Młodszy Specjalista/ Specjalistka ds. administracyjnych
Główna Biblioteka Lekarska im. Stanisława Konopki w Warszawie
poszukuje osób kandydujących na stanowisko Młodszy Specjalista/ Specjalistka ds. administracyjnych
Opis stanowiska
Poszukujemy osoby odpowiedzialnej za obsługę obiegu dokumentów oraz wsparcie procesów administracyjnych w instytucji. Do głównych zadań należeć będzie prowadzenie spraw kancelaryjnych, obsługa korespondencji oraz praca w systemach klasy EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją), zapewniająca sprawny i zgodny z obowiązującymi procedurami przepływ informacji.
Zakres obowiązków
- Prowadzenie spraw kancelaryjno-administracyjnych oraz zapewnienie sprawnej i bieżącej obsługi biura.
- Przyjmowanie, rejestrowanie i wysyłanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej.
- Rejestrowanie i dekretowanie pism w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD).
- Zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentów oraz monitorowanie terminowości ich przekazywania.
- Przekazywanie korespondencji i dokumentacji do właściwych komórek organizacyjnych.
- Prowadzenie, porządkowanie i archiwizowanie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz instrukcją kancelaryjną GBL.
- Organizowanie i koordynowanie bieżącej pracy biura.
- Obsługa kontaktów telefonicznych i mailowych z interesantami, instytucjami oraz innymi podmiotami zewnętrznymi.
- Monitorowanie dokumentów przekazanych do poszczególnych komórek organizacyjnych, w zakresie niezbędnym do zapewnienia prawidłowego obiegu korespondencji.
- Prowadzenie wymaganych rejestrów i ewidencji kancelaryjnych.
- Przygotowywanie dokumentacji zakończonych spraw do archiwum, zgodnie z obowiązującymi regulacjami wewnętrznymi
- Sporządzanie, redagowanie i przygotowywanie projektów pism urzędowych, zgodnie z obowiązującymi zasadami korespondencji urzędowej.
- Udzielanie informacji oraz kierowanie zapytań do właściwych osób i komórek organizacyjnych.
- Przygotowywanie pism, zestawień i innych dokumentów na potrzeby bieżącej działalności biura.
- Realizacja bieżących zadań administracyjnych oraz innych czynności zleconych przez przełożonego.
- Przestrzeganie zasad poufności, ochrony danych osobowych oraz bezpieczeństwa informacji.
Wymagania
- wykształcenie wyższe (preferowane administracyjne lub pokrewne),
- znajomość zasad obiegu dokumentów i pracy kancelaryjnej,
- dobra organizacja pracy własnej i samodzielność,
- komunikatywność i wysoka kultura osobista,
- dobra znajomość pakietu MS Office,
Mile widziane
- doświadczenie w pracy z systemami EZD,
- doświadczenie w pracy administracyjnej,
- znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym
Wymagane dokumenty – CV
Thank you in advance for your applications. We reserve the right to contact selected candidates.
The employer ensures that all applicants and candidates are treated equally in the recruitment process.
Please send your CV together with a declaration of your consent to the processing of your personal data to:
Central Medical Library
rekrutacja@gbl.waw.pl z with the annotation Młodszy Specjalista/Specjalistka ds. administracyjnych by 25.09.2026
Please include the following consent in your recruitment documents:
I consent to the processing of my personal data by the S. Konopka Main Medical Library in Warsaw for the purposes necessary for the recruitment process (in accordance with the Personal Data Protection Act of 10 May 2018 (Journal of Laws 2018, item 1000) and in accordance with the Regulation of the European Parliament and of the Council (EU) 2016/679 of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data and repealing Directive 95/46/EC (RODO))
INFORMATION CLAUSE ON DATA PROCESSING IN RECRUITMENT
- Administratorem danych osobowych przetwarzanych w Głównej Bibliotece Lekarskiej (dalej GBL) w Warszawie w procesie rekrutacji jest Dyrektor GBL w Warszawie, ul. Chocimska 22, 00-791 Warszawa, tel. 22-849-78-51 do 53, e-mail: sekretariat@gbl.waw.pl
- Administrator danych powołał Inspektora Ochrony Danych nadzorującego prawidłowość przetwarzania danych osobowych, z którym można skontaktować się za pośrednictwem adresu e-mail: m.szuchnik-kaminska@gbl.waw.pl
- The personal data of applicants for employment at GBL will be processed for the purpose of recruiting applicants for employment at GBL in Warsaw - selecting individuals for employment in vacant positions or concluding an internship contract.
- The Data Controller does not plan to further process the personal data of job applicants for a purpose other than the purpose for which the personal data was collected, unless the job applicant gives his/her consent, in which case the data will be processed for further recruitment purposes for no longer than 1 year. The giving of consent is voluntary.
- Candidates in the recruitment process have the right to withdraw the consent referred to in paragraph 4 at any time by notifying the employer. The withdrawal of consent will not affect the lawfulness of the processing carried out on the basis of consent before its withdrawal.
- The basis for the processing of personal data in the course of recruitment for positions at GBL in Warsaw is Article 6(1)(b) RODO in conjunction with Article 22.1§1 of the Act of 26 June 1974 of the Labour Code (Journal of Laws 2019, item 10.40, w.e.f.).
- The provision of data by candidates in the recruitment process is necessary for the purposes for which it was collected and failure to provide data will result in the candidate's offer made in the recruitment process not being considered.
- Data will not be shared with external parties, except as provided by law.
- The data of applicants for employment at GBL in Warsaw will be stored for the period necessary for the purposes specified above, i.e. until the end of the recruitment, and then after the end of the recruitment with regard to those qualified for the reserve list who have given their consent to the processing of their data for the purposes of future recruitment, and then immediately deleted.
- Kandydaci do pracy w GBL w Warszawie posiadają prawo żądania od Administratora Danych dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania oraz usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie;
- Candidates for employment at GBL in Warsaw have the right to lodge a complaint with the supervisory authority, the President of the Office for Personal Data Protection. For more information on how to assert your rights in relation to the processing of your personal data, please visit https://www.gbl.waw.pl/
- Personal data of job applicants at GBL in Warsaw will not be processed by automated means and will not be subject to profiling.
Jednocześnie informujemy, że dokumenty aplikacyjne złożone poza ogłoszonymi procesami rekrutacji będą niezwłocznie niszczone, a dane osobowe w nich zawarte nie będą przetwarzane. Administrator zastrzega jednak, że przesłanie do GBL w Warszawie CV poza ogłoszonymi procesami rekrutacji może w niektórych przypadkach zostać potraktowane jako Państwa zgoda na przetwarzanie danych osobowych – świadome i jednoznaczne okazanie woli w formie wyraźnego działania potwierdzającego. Wyrażenie zgody jest dobrowolne, a zgodę tak wyrażoną podmiot danych może wycofać w każdym momencie.
Oświadczam, ze wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych podanych dla celów rekrutacji z zgodnie z ogłoszeniem publikowanymi przez GBL w Warszawie, także po jej zakończeniu – w celu prowadzenia dalszej rekrutacji (umieszczenia moich danych na liście rezerwowej), jednak nie dłużej niż przez 1 rok od dnia ogłoszenia wyników niniejszej rekrutacji.
I have taken note of my right to withdraw this consent at any time.
Date..........................................
Caption...........................................................................